Perseroan memiliki mekanisme pelaporan pelanggaran yang dilakukan oleh internal Perseroan (organ Perseroan maupun setiap karyawan). Mekanisme pelaporan pelanggaran ini merupakan salah satu bentuk upaya Perseroan untuk mengatasi penggelapan, korupsi, dan tindakan yang tidak sesuai dengan kebijakan dan peraturan Perseroan, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan kata lain, mekanisme ini ditujukan untuk mencegah pihak manajemen dalam mengambil tindakan yang merugikan bagi sesama dan bagi Perseroan.
Pihak yang Mengelola Laporan Pelanggaran
Setiap pelanggaran yang merujuk kepada tindakan penggelapan, korupsi, dan tindakan lain yang merugikan Perseroan dapat disampaikan kepada Tim Pengelola Pelaporan
Pelanggaran (TPPP).
Cara Penyampaian dan Mekanisme Penanganan Laporan Pelanggaran
Mekanisme penyampaian laporan pelanggaran dimulai sejak pelapor menyampaikan laporan pelanggaran, baik dalam bentuk surat ataupun e-mail, kepada pengelola laporan pelanggaran. Pihak pengelola kemudian akan mengadakan rapat khusus untuk menilai dan menentukan apakah pengaduan yang masuk memenuhi persyaratan untuk ditindaklanjuti. Keputusan rapat khusus akan disampaikan kepada Dewan Komisaris dan/atau Direksi untuk dimintakan persetujuan terkait berikut:
a. Dalam hal keputusan rapat khusus berupa pengaduan yang tidak dapat ditindaklanjuti, maka dimintakan persetujuan kepada Dewan Komisaris atau Direksi untuk menutup kasus;
b. Dalam hal keputusan rapat khusus berupa pengaduan yang dapat ditindaklanjuti, maka akan dimintakan persetujuan kepada Dewan Komisaris atau Direksi untuk dilakukan evaluasi dan investigasi;
c. Apabila pengelola laporan, dengan pertimbangan keterbatasan kewenangan dan kompetensinya, memandang perlu meminta bantuan Audit Internal/ tenaga ahli/konsultan/auditor eksternal, maka hal tersebut harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Dewan Komisaris atau Direksi; dan
d. Dalam hal hasil evaluasi dan investigasi terbukti bahwa terlapor melakukan tindakan pelanggaran peraturan internal Perseroan, maka pengelola laporan akan merekomendasikan kepada Departemen Sumber Daya Manusia untuk memberikan sanksi kepada terlapor sesuai peraturan Perseroan. Apabila pelanggaran terkait dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang bersifat pidana, maka akan diterapkan tindak lanjut secara case by case.
Perlindungan Bagi Pelapor
Perseroan memberikan perlindungan bagi pelapor meliputi:
1. Jaminan atas kerahasiaan identitas pelapor;
2. Jaminan atas kerahasiaan isi laporan yang disampaikan;
3. Jaminan atas perlindungan kemungkinan adanya tindakan ancaman, intimidasi, hukuman, ataupun tindakan tidak menyenangkan lainnya dari pihak terlapor; dan
4. Bagi pelapor internal, Perseroan memberikan jaminan perlindungan terkait tidak dikenai:
a. Pemecatan;
b. Penurunan jabatan atau pangkat;
c. Pelecehan atau diskriminasi dalam bentuk apapun;
d. Catatan yang merugikan dalam file data pribadinya (personal file record).
Selain perlindungan yang disebutkan di atas, untuk pelapor yang ter-itikad baik, Perseroan juga akan mengupayakan perlindungan hukum sebagaimana ketentuan yang diatur peraturan perundang-undangan.
Laporan Pengaduan Pelanggaran
Selama periode tahun 2018, tidak ada pengaduan yang masuk melalui sistem pelaporan pelanggaran. Namun, apabila dikemudian hari terdapat pengaduan, maka akan diproses serta diberikan sanksi yang tegas dan konsisten atas pelanggaran yang terbukti bersalah. Hal ini diharapkan dapat memberikan efek jera bagi pelaku pelanggaran maupun pihak lain yang memiliki niat melakukan pelanggaran.